Adjoint·e administratif·e, gestion de projet et développement
Chez Cominar, nous sommes tous des créateurs de milieux de vie. Notre mission est d’enrichir l’expérience des occupants de nos immeubles, de nos consommateurs et de nos employés. Nous croyons fermement que nous pouvons rehausser le bonheur en créant des lieux inspirants, qui stimulent la créativité et que chacun à son rôle à jouer.
Sous la supervision du directeur, gestion de projet, tu seras appelé à soutenir l'équipe de gestionnaires de projet et développement dans leurs tâches en assurant le suivi des dossiers administratifs et le suivi budgétaire des différents projets en planification ou en cours de réalisation dans la région de Montréal.
T'intègreras notre bureau de Montréal, situé au 16e étage. Avec un accès au métro Atwater, cet espace offre une vue panoramique sur Montréal et des espaces et technologies modernes favorisant la collaboration et l’innovation.
Ta contribution à notre mission collective
Gestion de projet
- Effectuer des appels téléphoniques et des suivis auprès des sous-traitants, des fournisseurs, des professionnels et/ou des autres intervenants;
- Produire et fournir aux différents départements concernés les formulaires et contrats nécessaires pour les projets en cours;
- Effectuer le classement et l’archivage électronique des documents de projet en fonction de l’arborescence établie;
- Réaliser toute tâche administrative ou de coordination nécessaire afin de soutenir le chargé de projet et faciliter son travail au quotidien.
- Participer aux différentes rencontres de coordination et de chantier, selon les besoins du projet
Contrôle financier des projets
- En collaboration avec les gestionnaires de projet et les parties prenantes, élaborer les budgets et chartes de projets et mettre à jour les budgets en fonction des modifications de projet ou des imprévus.
- Surveiller les dépenses réelles par rapport aux budgets alloués.
- Analyser les écarts entre les coûts prévus et les coûts réels et identifier les causes
- Préparer des rapports réguliers sur les coûts et la performance budgétaire des projets.
- Vérifier et approuver les factures des sous-traitants et des fournisseurs.
- Assurer le suivi des paiements et des créances liées aux projets de construction.
- Veiller à la précision et à la complétude des données financières liées aux projets.
- Assurer la mise à jour et l’intégrité des systèmes de suivi des coûts et des bases de données.
- Préparer, émettre et assurer la consistance des données à même l’émission de rapports budgétaires périodiques
- Collaborer étroitement avec les équipes de projet et les départements financiers pour assurer une gestion efficace des coûts.
Notre collègue idéal.e
- Possède un DEP en secrétariat ou comptabilité ou autre formation pertinente;
- A 3 à 5 années d’expérience dans un rôle similaire, incluant la gestion de données financières;
- Possède une excellente connaissance de la suite MS Office, MS360;
- Maîtrise de l’anglais et du français (bilinguisme fonctionnel afin de pouvoir répondre aux demandes quotidiennes des clients internes et externes);
- Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite (production de rapports, courriels, etc.);
- Fait preuve de rigueur dans le suivi des dossiers et intérêt marqué pour le travail d’équipe;
- A une capacité à travailler avec un échéancier et sur plusieurs projets simultanément;
- A une bonne connaissance du domaine de la construction et de ses documents normatifs
- Détient une connaissance du système Procore (atout)
- Bureau de Montréal, 3400, Boulevard de Maisonneuve Ouest, Montréal, Québec, Canada