Personne secrétaire générale

SOMMAIRE

Relevant de la rectrice et membre des cadres supérieurs, la personne secrétaire générale assure le leadership et l’expertise nécessaires pour garantir le bon fonctionnement et l’administration efficace du système de gouvernance bicaméral de l’Université.

Ce poste est responsable d’appuyer les instances statuaires de l’établissement : le Bureau des gouverneurs, le Sénat et les comités relevant de ces instances. La personne titulaire de ce poste s’assure que les politiques et règlements satisfont aux exigences les plus récentes, notamment en matière de gouvernance. La personne voit à la rédaction ainsi qu’à la codification des politiques, des règlements et des procédures de l’établissement et les interprète au besoin.

La personne secrétaire générale est responsable des registres et documents officiels de l’Université et gère les ressources affectées au Service des archives. La personne titulaire de ce poste exerce la responsabilité institutionnelle de surveillance de la conformité au sens de plusieurs lois applicables, notamment en ce qui a trait au cadre organisationnel de gouvernance informationnelle, à l’accès à l’information et la protection de la vie privée, ainsi qu’au suivi des divulgations et des signalements d’actes répréhensibles.

La personne secrétaire générale est un agent du développement de l’Université en appuyant le rectorat dans la compilation des données ainsi que l’évaluation périodique de la mise en œuvre du plan stratégique, dont le suivi des indicateurs liés aux plans opérationnels connexes. Cette personne joue également un rôle clé de soutien en matière de relations gouvernementales et externes, en exerçant entre autres une veille stratégique des politiques gouvernementales et des programmes de subventions, en contribuant à la préparation de mémoires et en assurant la gestion du registre institutionnel des ententes auxquelles l’Université est signataire.

 RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gouvernance

• est responsable d’assurer l’intégrité et l’excellence du cadre de gouvernance de l’Université;
• est responsable de la coordination des activités du Bureau des gouverneurs, du Sénat, ainsi que des comités relevant de ces instances;
• veiller à fournir aux instances officielles les informations requises à une prise de décision et ensuite assurer la diffusion des décisions des diverses instances décisionnelles et des règlements généraux auprès des différents groupes de la communauté de l’USB;
• assure la consignation exacte des délibérations, la rigueur factuelle des procès-verbaux ainsi que la gestion des suivis des décisions prises par les instances précédemment nommées tout en veillant à leur mise en œuvre dans le respect du cadre législatif et réglementaire auquel l’USB est assujettie;
• rédige tous les documents que requiert l’application des règlements généraux;
• dans le cadre de l’entente d’affiliation, assure une liaison avec les instances de l’Université du Manitoba;

Application réglementaire

• gardien ou gardienne des politiques et des procédures de l’Université, s’assure de leur rédaction, de leur cohérence et de leur mise à jour, de façon collaborative avec les autres cadres responsables, et voit à la codification du cadre règlementaire de l’USB et l’interprétation des composantes de celui-ci au besoin;
• demeure à l’affût de la législation, des projets de loi, règlements ou politiques gouvernementales qui pourraient avoir un impact sur l’USB, les membres de son personnel et de sa population étudiante, notamment dans une perspective surveillance et contrôle de la conformité;
• est responsable de la conformité et de l’application de la Loi sur les divulgations faites dans l’intérêt public;
• avec la rectrice ou le recteur et le vice-recteur ou la vice-rectrice à l’administration et aux finances, participe à la gestion des affaires juridiques de l’USB;
• rédige ou révise les projets de contrats, protocoles ou tout autre entente impliquant l’USB et vérifie la conformité juridique de ceux-ci le cas échéant;
• est appelé à être membre de l’équipe dans le cadre des négociations collectives;

Archives et gestion informationnelle

• est la gardienne ou le gardien attitré du sceau, des registres, des archives et des documents officiels de l’USB;
• est responsable du service des Archives de l’USB, incluant la supervision et le développement du personnel;
• est responsable d’élaborer, superviser et mettre en œuvre un cadre de gouvernance informationnelle, de même qu’un programme de gestion informationnelle et documentaire, qui tiennent compte des flux informationnels utiles à l’organisation, des besoins de conservation à court, moyen et long terme, tout en assurant la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des actifs informationnels de l’Université;
• est responsable de la conformité et de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée;

Planification stratégique et relations externes

• appuie le rectorat dans le développement, la compilation des données et l’évaluation périodique de la mise en œuvre du plan stratégique institutionnel;
• appuie le rectorat dans le développement de la stratégie institutionnelle en matière de relations gouvernementales en exerçant une veille stratégique en matière de politiques gouvernementales et de programmes de subventions, en appuyant le rectorat dans la planification de ses missions auprès des gouvernements, ministères et organismes provinciaux et fédéraux et enfin en contribuant notamment à la rédaction d’avis, de notes de breffage et de mémoires pour faire connaitre la mission et la vision de l’Université;
• agit à titre de conseiller et est responsable de maintenir le registre institutionnel regroupant les ententes auxquelles l’Université est signataire;
• accomplit toute autre tâche/mandat que lui confie le recteur ou la rectrice.

 QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Formation

• Formation universitaire dans un domaine pertinent
• Détenir un diplôme d’études supérieures est un atout
• Détenir une formation juridique est un atout

Expérience et connaissances

• Un minimum de dix (10) ans d’expérience pertinente
• Expertise en gouvernance
• Possède une bonne connaissance du milieu universitaire, de ses règles de fonctionnement organisationnel et de ses modes d’administration
• Expérience en politique publique en matière d’enseignement supérieur, de recherche ou de francophonie
• Expérience dans la formulation d’avis et de mémoires à portée stratégique

Autres compétences

• Très grandes habiletés de communication et de rédaction dans les deux langues officielles
• Excellence en gestion : capacité à gérer les échéances, les politiques et l’assurance de qualité
• Confidentialité : expérience dans la gestion et le traitement d’informations hautement confidentielles et sensibles, et ce avec discrétion
• Innovation : capacité à mettre en place les meilleurs processus permettant d’améliorer l’efficacité d’une unité administrative et la performance d’une organisation complexe
• Travailler en équipe : capacité démontrée à collaborer activement et de façon régulière avec un ensemble d’intervenants
• Personnel : Intégrité et très bon jugement. Minutie et souci du détail.
• Excellente capacité d’influence et de leadership
• Esprit d’analyse : capacité d’analyse d’information de gestion et de documents et capacité de faire des synthèses et recommandation

   

Veuillez poser votre candidature en téléchargeant votre lettre de motivation et un curriculum vitæ avant le mardi 24 septembre 2024. Veuillez suivre les étapes en téléchargeant un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement sous chacune des sections respectives. Toutes les informations reçues seront traitées de façon confidentielle et seuls les personnes candidates retenus seront contactés.  Les candidatures soumises par courriel ne seront pas acceptées.

L’USB souscrit à l’équité, à la diversité et à l’inclusion en matière d’emploi. Nous encourageons fortement les personnes s’identifiant comme femmes ou non-binaires, autochtones, en situation de handicap et issues des minorités visibles à poser leur candidature. L’USB se fait un devoir d’offrir une expérience accueillante et sans obstacle aux personnes qui ont des besoins en matière d’accessibilité. Il est possible de demander des mesures d’adaptations à tout stade du processus de recrutement. Pour faire une demande en toute confidentialité, envoyez un courriel directement au Service des ressources humaines srh@ustboniface.ca afin qu’il soit possible de prendre les dispositions nécessaires.