Spécialiste du soutien clinique bilingue

You were made to save animals, we take care of the rest. Founded in 2006, VetStrategy is Canada’s largest operator of veterinary hospitals and clinics. The company operates over 340 hospitals and clinics across Canada and employs over 5,500, dedicated veterinary professionals. VetStrategy has undergone a tremendous amount of growth and continues to grow at a rapid pace. Our business model is simple; we work with our veterinary partners to acquire ownership in veterinary hospitals, and then help in the management of these practices. This allows the medical team to focus on practicing first-rate medicine, and allows the clinic’s staff, clients, and patients to benefit from experienced business operators and managers.

Le poste

Rattaché à la Directrice nationale, Intégrations et services centraux, le spécialiste du soutien aux établissements joue un double rôle, dont le principal objectif est décrit ci-dessous.

Intégrations au système Gestion des effectifs de main-d’œuvre

• Soutenir nos établissements issus d’une acquisition dans leur intégration au système Dayforce complet.
• Être en contact direct avec l’établissement issu d’une acquisition, notre équipe de terrain, la Paie et les RH.
• Participer à la formation des établissements et fournir un soutien pour l’utilisation de la plateforme pour émettre la première paie.
• Gérer les projets liés à l’intégration au système Gestion des effectifs de main-d’œuvre jusqu’à la fin pour toutes les acquisitions.
• Continuer d’appuyer les établissements actuels et nouvellement intégrés en répondant aux demandes de renseignements généraux pour aider les directeurs cliniques à suivre les processus actuels.

Soutien aux établissements

• Aider les établissements actuels en répondant aux demandes de renseignements et en offrant une formation sur Zendesk, Concur et Dayforce.
• Aider à couvrir le quart de travail au centre d’appels et diriger les appels et les demandes de renseignements vers les services appropriés.
• Faire le suivi des billets et des demandes envoyées par courriel pour offrir un service à la clientèle aux directeurs cliniques.

Fonctions

• Répondre aux besoins des directeurs cliniques, c’est-à-dire bien comprendre la question et trouver des solutions et/ou un partenaire approprié du Centre de soutien pour y répondre.
• Établir des échéanciers pour respecter la date de lancement du système Gestion des effectifs de main-d’œuvre, donner de la formation sur le système avant son lancement, communiquer en temps opportun et de façon pertinente et prévoir les besoins de Paie/RH pour appuyer la mise en place.
• Travailler en étroite collaboration avec les services Paie, RH et Intégrations pour veiller à ce que tous les éléments de paie soient correctement configurés dans le système de gestion du temps pour que la paie soit traitée avec exactitude.
• Aider à couvrir le quart de travail du Centre d’appels.

Responsabilités professionnelles

• Coordonner et planifier les appels avec les principaux intervenants afin de préparer les appels de lancement de la mise en œuvre et les appels de formation subséquents
• Faire le suivi des erreurs et des problèmes qui surviennent au cours d’une mise en œuvre afin de cerner les tendances potentielles, de trouver et de résoudre les problèmes.
• Recueillir, organiser et résumer toutes les données sur la paie et les RH nécessaires pour les transmettre efficacement aux principaux intervenants (p. ex., la Paie) dans la mise en œuvre des données.
• Diriger les appels de formation sur le système Gestion des effectifs de main-d’œuvre avec les directeurs cliniques.
• Maintenir un niveau élevé de service à la clientèle et de satisfaction en planifiant des rencontres régulières, en encadrant les directeurs cliniques tout au long de la courbe d’apprentissage et en fournissant une rétroaction constructive de façon professionnelle et respectueuse.
• Faire preuve d’une disponibilité flexible pour tenir compte des contraintes d’horaire de nos directeurs cliniques partout au Canada et des dates limites de soumission de la paie.
• Organiser toutes les tâches nécessaires pour respecter le délai de mise en œuvre et planifier efficacement l’ordre des activités.
• Fournir une rétroaction interne sur le succès de la mise en œuvre, les points à améliorer et les éléments à prendre en considération pour les mises en œuvre futures. Aider le directeur clinique à répondre aux demandes de renseignements quotidiennes et à donner de la formation.

Antécédents, expérience et compétences

• Maîtrise du français et de l’anglais tant à l’écrit qu’à l’oral
• Au moins trois ans d’expérience dans un système ou une plateforme de gestion de la paie (p. ex., Ceridian, ADP, Payworks, etc.)
• Au moins 1 à 2 ans d’expérience dans la gestion de la paie (certification PCP, un atout)
• Au moins 1 à 5 ans d’expérience dans un environnement de service à la clientèle
• Grand souci du détail et de la précision
• Capacité à prévoir les erreurs potentielles, à s’y préparer et à les résoudre rapidement afin de maintenir une mise en œuvre harmonieuse
• Compétences en communications efficaces
• Expérience préalable avec MS Office et Salesforce (un atout)
• Expérience préalable de travail avec des clients dans un rôle de mise en œuvre (un atout)
• Expérience dans un établissement vétérinaire ou de soins de santé (un atout)
• Esprit d’équipe; capacité à collaborer et à travailler efficacement au sein d’une équipe interfonctionnelle
• Capacité d’adaptation; capacité à acquérir rapidement de nouvelles compétences et à s’adapter aux priorités changeantes
• Motivé(e) par des situations difficiles, capable de travailler de façon autonome et de gérer efficacement la charge de travail
• Esprit d’initiative; capacité à travailler en groupe et de façon autonome avec un minimum de supervision

Notre candidat(e) idéal(e) possède les compétences culturelles suivantes

Nous sommes axés sur les relations.

• Dans chaque interaction avec les établissements, nous établissons et maintenons des liens personnels et la confiance. Toutes les relations sont importantes, peu importe les niveaux, les fonctions, les cultures ou la géographie.

Nous collaborons!

• La présentation de différents points de vue est encouragée alors que nous cherchons la meilleure façon de faire les choses. Nous collaborons avec les établissements pour nous assurer que tout le travail est dans l’intérêt supérieur de l’établissement et tient compte des besoins uniques de chaque emplacement. Nous nous concentrons sur nos établissements plutôt que sur nos processus.

Nous disons la vérité.

• Nous sommes honnêtes et transparents. Nous pouvons remettre en question ou contester certaines choses sans crainte de répercussions négatives. Nous nous soutenons les uns les autres et nous assumons nos responsabilités.

Nous sommes humbles!

• Nous sommes tous dans le même bateau. Il n’y a pas de place pour l’ego ou la mentalité hiérarchique ici. Nous sommes sans prétention et accessibles. Nous nous appuyons et nous nous apprécions les uns les autres. Nous demandons régulièrement de la rétroaction sans être sur la défensive. Nous réfléchissons à nos activités et à l’impact que nous avons sur les autres.

Nous nous occupons du reste!

• Nous abordons tout ce que nous faisons du point de vue des établissements. Nous cherchons avant tout à comprendre. Chaque décision que nous prenons est fondée sur l’impact qu’elle aura sur les soins aux patients, le service à la clientèle et les équipes de l’établissement. Nous faisons ce qu’il y a de mieux pour les établissements, pas seulement pour le Centre de soutien.

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